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Se você está pensando em investir em tecnologia de videoconferência esteja certo que este investimento trará melhorias para sua empresa em relação ao trabalho colaborativo, além do aumento de produtividade e da economia de custos em viagens.
Listamos para você, 5 cuidados que você precisa ter ao decidir investir em videoconferência.
1-Fornecedor
Certifique-se de que o fornecedor escolhido tem alto grau de conhecimento sobre a solução que você procura. Procure saber alguns cases, para averiguar com outras empresas a qualidade da solução e do atendimento do fornecedor.
É fundamental escolher bem o seu fornecedor, pois para sanar quaisquer preocupações ou problemas, o seu principal apoio será ele.
Você está fazendo um investimento e, com certeza, você quer ter sucesso nas videoconferências e, obter total benefício da solução adquirida.
2-Internet
É preciso ter em mente que a banda de Internet é um quesito muito importante para o bom funcionamento da solução de videoconferência.
Consulte com o seu fornecedor, qual é a mais adequada para a solução que a sua empresa está pretendendo adquirir, para que você não tenha surpresas ruins, e nem gastos imprevistos no decorrer do tempo.
3-Mapeamento
Conheça a base de colaboradores e onde eles estão, isso é fundamental. Algumas empresas só precisam se conectar em suas sedes, outras empresas precisam conectar funcionários remotos, bem como ter salas de conferências – o que requer uma solução integrada que pode conectar os vários ambientes próprios, bem como usuários de PCs, tablets ou telefones. E algumas empresas precisam fazer tudo isso através de uma base de equipamentos diferentes daquela existente.
Sabendo disso, você direciona o projeto de acordo com a usa necessidade, evitando investimentos desnecessários e adquirindo uma solução personalizada, para atender perfeitamente suas necessidades.
4-Disponibilidade
Por que você está trazendo videoconferência para dentro da empresa? Seja para melhorar as comunicações entre regiões geográficas, para conectar equipes distribuídas, para reduzir os custos de viagens ou obter maior produtividade – você está investindo em algo que precisa ser utilizado.
Certifique-se que a solução esteja disponível para a base mais ampla de colaboradores, especialmente se sua empresa está distribuída geograficamente. A melhor maneira de levar as pessoas a usar soluções e ferramentas colaborativas é tornar a tecnologia de videoconferência onipresente e acessível.
Identifique as equipes que podem se beneficiar rapidamente pelo uso de videoconferência, como as áreas de marketing, vendas, recursos humanos... Além disso, incentive os executivos e suas equipes a utilizar videoconferência para agilizar sua comunicação e a tomada de decisões.
5-Treinamento
Deixe os usuários mais confortáveis com o sistema de videoconferência treinando-os.
Explique como acessar a partir da web, de sua mesa de trabalho, de seu telefone e/ou sala de conferência. Deixe seus colaboradores escolherem uma ou duas maneiras que eles prefiram para acessar a videoconferência e treine-os para que se sintam seguros e possam ser bem-sucedidos na aplicação.
Por fim, divulgue as instruções para todos que irão utilizar a solução, seja por e-mail, em materiais de processos de integração e/ou na orientação de novos colaboradores. Isso parece óbvio, mas as instruções claras e simples disponibilizadas de forma acessível fazem uma enorme diferença.
Para isso, voltamos ao topo, ressaltando a importância da escolha de um bom fornecedor. Pois ele, irá lhe auxiliar nesses treinamentos e poderá disponibilizar manuais para que sua equipe desfrute da melhor forma da solução adquirida.
Quer saber mais sobre a solução de videoconferência da Smartel, ou de nossos cases? Entre em contato com o nosso time comercial!
