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Com o auxílio de inovações tecnológicas, câmeras HD e equipamentos audiovisuais, as videoconferências foram adotadas por muitos profissionais de negócios como o modo preferido de colaboração. Assim, nos últimos anos, a videoconferência mudou muito o modo como os negócios são feitos.
Ao possibilitar interações virtuais face a face, ajudou a reduzir ou eliminar viagens de negócios demoradas e caras, economizando dinheiro para as empresas e economizando tempo, esforço e energia dos funcionários que podem ser gastos de forma mais eficiente de outras maneiras.
Mas a questão permanece: Como resolver a perda de tempo causada por reuniões na empresa?
Aqui estão algumas dicas que podem ajudar a garantir que suas videoconferências e reuniões sejam produtivas e você resolva efetivamente o que foi proposto, sem perder tempo.
Planeje
O planejamento é a chave para reuniões mais produtivas.
Ao participar de reuniões longas e pouco eficientes, muitos profissionais saem desanimados. A sensação é a de que ficaram “sem trabalhar” por um longo período, sem conseguir resolver “nada”.
Portanto, antes mesmo de convidar os participantes, tenha os objetivos bem claros, até mesmo para entender se a reunião é realmente necessária ou os assuntos que serão discutidos podem ser resolvidos de maneira mais simplificada.
Convoque apenas as pessoas que realmente precisam participar da reunião
Considere quem poderá ajudá-lo a alcançar o seu objetivo e quem será afetado pelo resultado da reunião. Identifique quem são os principais tomadores de decisão, pessoas que têm conhecimento (ou interesse) no tópico em questão, aqueles que precisam ser informados a fim de desempenharem seus trabalhos e qualquer pessoa que seja necessária para implementar as decisões tomadas.
Envie um convite para todos os participantes que deverão estar presentes na reunião. É importante incluir o horário cujo o qual a reunião começa, bem como o assunto principal para que os participantes se preparem e reúnam os materiais que possam ser necessários.
Estabeleça horário de início e fim e RESPEITE
Toda reunião previamente agendada tem local e horário para iniciar, mas frequentemente não é divulgada uma previsão de duração ou horário para encerrar.
A mera existência de uma hora marcada para o seu fim pode ser um instrumento adicional para manter a objetividade nas discussões.
Para que tudo corra mesmo como planejado, comece no horário combinado, reforce o objetivo e os resultados esperados, explique a agenda, faça combinados sobre o funcionamento da reunião e introduza o tema.
Fique atento! Detalhes que envolvem parte do grupo podem (e devem) ser tratados caso a caso, para que a reunião não se estenda.
Seja específico, não trate de assuntos paralelos
Como o tempo é algo valioso, quando os participantes de modo geral começarem a expor suas ideias e opiniões, é necessário controlar a situação. Para isso, busque promover um bate papo com o conteúdo direcionado. Assim, evita-se perdas de tempo dos trabalhadores.
Discuta problemas que os presentes tenham autonomia ou influência na resolução
Uma reunião só com as pessoas envolvidas diretamente tem mais chances de ser produtiva, pois todos terão uma noção das possíveis ações para solucionar o problema ou atingir os objetivos estabelecidos previamente.
Assegure que a reunião termine com uma decisão ou um plano de ação
Ao fechar todos os assuntos, é preciso deixar claro o que se espera de cada participante e em que prazo. Todo mundo tem que sair da reunião sabendo qual o passo seguinte da atividade que vai desenvolver. Dessa forma, não há ruídos na comunicação, os combinados ficam claros e o líder pode fazer o acompanhamento das atividades com maior tranquilidade.
Registre em ata
Registre na ata tudo o que foi conversado e decidido a partir dessa reunião, além de servir como um documento para todos presentes é uma forma de dar continuidade no encontro caso seja necessário. Para casos mais formais você poderá realizar uma cópia dessa ata e enviar para todos os participantes, além de solicitar a assinatura deles ao final da reunião.
Outra dica é, se estiver fazendo a reunião via videoconferência, você pode gravá-la e posteriormente, disponibilizar a gravação para todos os envolvidos e interessados.
CONCLUSÃO
Se implementar essas regras em suas reuniões, sejam elas presenciais ou não, certamente terá ganhos de produtividade.
Colher bons frutos por meio de reuniões sempre é possível desde que gerentes e equipes tenham consciência da importância dessa ferramenta que se bem preparada e conduzida por um líder, traduz-se em eficiência nos processos de gestão.
Graças às tecnologias existentes hoje, é possível fazer reuniões com participantes que estejam fora da empresa. É possível realizar áudio ou videoconferências, principalmente quando decisões importantes precisam ser tomadas rapidamente.
Gostou das nossas dicas e quer saber um pouco mais sobre videoconferência? Entre em contato com a nossa equipe!
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